Копію судового рішення в паперовій формі можна замовити дистанційно через Електронний суд. Для цього в електронному кабінеті створюється заява про надсилання копії судового рішення поштою, заповнюються дані заявника, текст звернення, за потреби додаються підтвердні документи, а готова заява підписується електронним підписом і надсилається до суду.
Такий спосіб підходить, коли паперова копія потрібна для виконавчої служби, нотаріуса, органу влади, роботодавця або особистого архіву. Офіційна довідка судової влади описує подання заяв через розділ «Заяви» в електронному кабінеті, а вхід до сервісу відбувається через офіційну сторінку Електронного суду.
Коли потрібна паперова копія рішення суду
Паперова копія потрібна не завжди. Електронний документ із кабінету може бути достатнім для ознайомлення зі змістом рішення, але окремі установи досі просять фізичний примірник із засвідченням суду. У таких випадках подається заява про видачу копії судового рішення з проханням надіслати документ поштою.
Найчастіші ситуації:
- рішення потрібне для відкриття виконавчого провадження;
- установа просить саме паперовий примірник;
- учасник справи не отримав рішення після розгляду;
- потрібна повторна копія вже отриманого рішення;
- документ треба подати до іншого органу або установи.
«Прошу надіслати поштою копію судового рішення у справі №…» — достатня формула для звернення, якщо в тексті є дата рішення, номер справи та повна поштова адреса.
Крок 1. Атрибути заяви
Скріншот: перший етап створення заяви, вкладка «Атрибути».
Перший екран у заяві називається «Атрибути». Тут система просить заповнити два поля: «Вихідний номер» і «Короткий зміст». Це службова частина документа, яка допомагає суду швидше зорієнтуватися в суті звернення.
Поле «Вихідний номер» не є номером судової справи. Для фізичної особи його зазвичай можна залишити порожнім, якщо заявник не веде власну реєстрацію документів. Якщо заяву подає адвокат, підприємство або організація, у цьому полі можна вказати внутрішній номер документа, наприклад «01/07-26» або «15-к».
У полі «Короткий зміст» потрібно коротко описати документ. Оптимальне формулювання: «Заява про надсилання копії судового рішення поштою у справі № [номер справи]». Якщо відома дата рішення, її можна додати: «Заява про надсилання копії рішення від [дата] у справі № [номер справи]».
Номер справи краще переносити з судового документа або електронного кабінету без скорочень і змін формату.
Після заповнення короткого змісту потрібно натиснути «Наступний крок». Система переведе заявника до блоку з персональними даними.
Крок 2. Дані заявника
На другому етапі відкривається вкладка «Заявник». Спершу потрібно обрати тип заявника: «Фізична особа» або «Юридична особа». Для громадянина, який замовляє копію рішення у власній справі, підходить варіант «Фізична особа».
У полі з РНОКПП вказується податковий номер заявника. Далі вписуються прізвище, ім’я та по батькові повністю, без ініціалів. Адресу проживання, перебування або місцезнаходження потрібно зазначати з поштовим індексом, областю, населеним пунктом, вулицею, номером будинку та квартири.
Контактний номер телефону вноситься у форматі, який підказує система, зазвичай 380XXXXXXXXX. Електронна пошта потрібна для повідомлень із кабінету та зв’язку із судом. Після заповнення обов’язкових полів потрібно натиснути «Наступний крок».
| Поле | Що вписувати | На що впливає |
| РНОКПП | Податковий номер заявника | Ідентифікація особи |
| ПІБ | Повністю, без скорочень | Зіставлення з матеріалами справи |
| Адреса | Індекс, місто, вулиця, будинок, квартира | Надсилання паперової копії |
| Телефон | У форматі 380XXXXXXXXX | Зв’язок із канцелярією |
| Актуальна електронна пошта | Сервісні повідомлення |
Крок 3. Представник заявника
Третій етап заповнюється лише тоді, коли заяву подає не сам учасник справи, а його представник. Це може бути адвокат, законний представник, керівник юридичної особи або інша особа, яка має підтверджені повноваження діяти від імені заявника.
Якщо людина замовляє копію рішення для себе і на попередньому кроці вже вказала власні дані, поля цього розділу можна не заповнювати. У такому разі достатньо перейти далі через кнопку «Наступний крок».
Якщо заяву подає представник, у цьому розділі треба зазначити:
- РНОКПП представника.
- Прізвище, ім’я та по батькові.
- Адресу проживання, перебування або місцезнаходження.
- Контактний телефон.
- Електронну пошту.
На етапі «Додатки» потрібно буде прикріпити документ, який підтверджує повноваження представника. Для адвоката це зазвичай ордер або довіреність, для керівника юридичної особи — документ про право діяти від імені компанії, для законного представника — документ про відповідний статус.
Якщо розділ представника заповнений, але підтвердного документа в додатках немає, суд може не виконати заяву до усунення недоліків.
Крок 4. Текст заяви
На четвертому етапі заповнюється основна частина звернення до суду. У полі «Номер справи» потрібно вказати номер судової справи у форматі, який зазначений у рішенні, повістці або електронному кабінеті. У полі «Номер провадження» вноситься номер провадження, якщо він відомий.
Нижче розміщене велике поле редактора. Саме туди вставляється текст заяви. У ньому потрібно чітко зазначити, який документ треба надіслати, у якій справі, від якої дати та на яку поштову адресу.
Прошу надіслати поштою за адресою: [індекс, область, місто, вулиця, будинок, квартира] копію рішення суду від [дата рішення] у справі № [номер справи] за позовом [ПІБ або назва позивача] до [ПІБ або назва відповідача] про [суть спору].
Якщо потрібна не копія рішення, а ухвала або постанова, це треба прямо написати в тексті: «копію ухвали» або «копію постанови». Якщо дата документа невідома, можна вказати номер справи та назву процесуального документа, але дата допомагає суду швидше знайти потрібний матеріал.
Для замовлення рішення суду поштою найкраще використовувати короткий текст без зайвих пояснень. Суду потрібні не обставини всього спору, а точні реквізити документа і поштова адреса для надсилання.
Крок 5. Додатки до заяви
На п’ятому етапі система пропонує завантажити файли, які підтверджують або доповнюють заяву. Якщо заяву подає сам учасник справи і йдеться про звичайне надсилання копії рішення, додатки можуть бути не потрібні. У такому разі можна одразу натиснути «Сформувати заяву».
Додатки потрібні, якщо без них суд не зможе обробити звернення. Найчастіше додаються квитанція про сплату судового збору, ордер адвоката, довіреність, документ про повноваження керівника юридичної особи або окрема заява у PDF, якщо її підготовлено поза редактором Електронного суду.
Файли краще називати зрозуміло: kvitantsiya-sudovyi-zbir.pdf, order-advokata.pdf, dovirenist.pdf. Після натискання кнопки «Завантажити додатки до заяви» потрібно обрати файл на комп’ютері та дочекатися, поки він з’явиться в переліку доданих документів.
Кнопка «Сформувати заяву» ще не означає подання документа до суду: після формування заяву треба підписати електронним підписом і надіслати.
Чи треба платити судовий збір за копію рішення
Судовий збір сплачується не за кожне звернення, а за повторну видачу копії судового рішення. Закон України «Про судовий збір» встановлює ставку 0,003 розміру прожиткового мінімуму для працездатних осіб за кожний аркуш паперу.
Якщо суд ще не надсилав учаснику справи копію рішення після ухвалення, заяву про надсилання копії поштою зазвичай можна подати без квитанції. Якщо копію вже отримували раніше і потрібен ще один паперовий примірник, квитанцію краще додати одразу.
Реквізити потрібно брати для конкретного суду, який має видати копію. Найбезпечніший спосіб — скористатися офіційним розділом порталу Судової влади України «Реквізити для сплати судового збору», де можна обрати суд, сформувати квитанцію або оплатити онлайн.
У призначенні платежу можна написати:
Судовий збір за повторну видачу копії судового рішення у справі № [номер справи], платник [ПІБ], [назва суду].
Квитанцію про оплату потрібно завантажити на етапі «Додатки». Якщо реквізити взято не для того суду, платіж може не зарахуватися до потрібного звернення.
Що відбувається після подання заяви
Після формування заяви система створює фінальний документ. Його потрібно переглянути, підписати електронним підписом і надіслати до суду. Поки документ не підписаний і не відправлений, він залишається чернеткою та не потрапляє до канцелярії.
Після відправлення заява має з’явитися в переліку документів у відповідному провадженні. У кабінеті потрібно дивитися статус документа: спочатку він може відображатися як надісланий, далі — як доставлений або зареєстрований судом. Реєстрація означає, що звернення потрапило в обробку до працівників суду.
Інформацію про рух заяви можна шукати у трьох місцях:
- у розділі документів по справі в Електронному суді;
- у повідомленнях електронного кабінету;
- в електронній пошті, прив’язаній до кабінету.
Якщо суд сформує відповідь або супровідний лист, він може з’явитися серед документів у справі. Якщо паперову копію вже передали на пошту, окремий трек-номер у кабінеті відображається не завжди. У такому разі факт направлення можна уточнити в канцелярії суду, назвавши номер справи, дату подання заяви та ПІБ заявника.
Якщо протягом 7–10 робочих днів у кабінеті немає жодної зміни, доцільно звернутися до канцелярії відповідного суду. Якщо заява зареєстрована, але лист не надходить довго, потрібно уточнити, чи виготовлена копія рішення, чи передана вона до відправки та на яку адресу її направили.
Типові помилки при поданні заяви
Помилки в заяві не завжди блокують її відправлення, але можуть затягнути отримання документа. Найчастіше проблема виникає не в самому Електронному суді, а в неточних реквізитах звернення.
Найпоширеніші помилки:
- заяву адресовано не тому суду;
- номер справи вказано не повністю;
- у тексті немає поштової адреси;
- не зазначено, що потрібна саме паперова копія;
- квитанцію додано з реквізитами іншого суду;
- представник не прикріпив ордер або довіреність;
- документ залишився чернеткою і не був підписаний.
Чернетка не є поданою заявою, навіть якщо всі поля заповнені правильно.
Заява успішно відправлена, але вона ніе не відображається
Зараз найкраще не відправляти заяву повторно одразу. У «Електронному суді» після успішної відправки документ може не з’явитися миттєво через синхронізацію або затримку прийняття в АСДС суду. За офіційною логікою статусів, «Відправлено» означає, що заяву підписано і направлено до суду, «Доставлено» — що вона очікує або вже прийнята АСДС, а «Зареєстровано» з’являється після реєстрації в судовій системі.
Що зробити зараз:
- Вийди з кабінету повністю і зайди знову через той самий спосіб авторизації, яким подавав заяву.
- Перевір, чи обраний правильний профіль: «як фізична особа» або «як представник». Часто документ подано з одного профілю, а користувач дивиться інший.
- Відкрий не тільки «Заяви», а й конкретну справу в розділі «Мої справи». Якщо заява створювалася всередині справи, вона може відображатися в документах цього провадження, а не в загальному списку заяв.
- Перевір фільтри в розділі «Заяви»: дату, статус, суд, тип заяви. Постав широкий період, наприклад за останній місяць, і прибери зайві фільтри.
- Подивись розділи «Чернетки», «Підписання», «Відправлені», «Документи», «Повідомлення». Якщо документ завис на етапі «Надіслано сторонам», це означає, що до суду його ще треба окремо підписати й відправити.
- Зачекай до наступного робочого дня. Для деяких документів суди прямо вказують, що синхронізація з електронним кабінетом може тривати від 1 до 3 діб, а при відсутності документа першочергово треба звертатися до відповідальних працівників апарату суду.
Якщо через 24 години заяви ніде немає, треба діяти в двох напрямках.
Спершу зателефонувати до канцелярії саме того суду, куди подавалась заява. Сказати: «Через Електронний суд подано заяву про надсилання копії судового рішення поштою, система показала успішну відправку, але в кабінеті документ не відображається. Прошу перевірити, чи надходила заява по справі №…». Потрібно назвати номер справи, ПІБ, дату й орієнтовний час відправки.
Паралельно можна звернутися до технічної підтримки ЄСІТС. Офіційна сторінка Wiki ЄСІТС вказує контакти техпідтримки зовнішніх користувачів: help@ics.gov.ua і телефон +38-044-492-70-10. У зверненні до підтримки варто додати скрін повідомлення «успішно відправлено», ПІБ, РНОКПП не треба писати повністю в листі, достатньо останніх 4 цифр, номер справи, назву суду, дату й час подання.
Текст для техпідтримки:
Добрий день. Через Електронний суд [дата, час] подано заяву до [назва суду] у справі № [номер справи]. Після підписання система показала повідомлення про успішне відправлення, але документ не відображається ні в розділі «Заяви», ні в повідомленнях, ні в документах справи. Прошу перевірити доставку/статус документа. Профіль подання: фізична особа / представник. Контактний email: [email].
Якщо питання термінове, наприклад спливає процесуальний строк, краще не чекати 3 дні. У такій ситуації можна продублювати заяву поштою або через канцелярію суду, а в тексті зазначити, що документ уже подавався через Електронний суд, але не відображається в кабінеті після повідомлення про успішну відправку. Для заяви про паперову копію рішення це зазвичай не критично, але дзвінок до канцелярії після 1 робочого дня буде найшвидшим способом зрозуміти, чи бачить її суд.
FAQ
Чи можна замовити копію рішення суду без відвідування суду?
Так. Паперова копія судового рішення може бути замовлена через електронний кабінет, якщо заявник має електронний підпис і правильно надсилає заяву до суду, який розглядав справу.
Чи потрібно заповнювати розділ «Представник заявника»?
Ні, якщо заяву подає сам учасник справи. Цей розділ заповнюється лише тоді, коли діє адвокат, керівник юридичної особи або інший представник.
Де буде видно, що заяву надіслано?
Інформація з’являється в електронному кабінеті серед документів у відповідному провадженні. Також повідомлення можуть надходити в кабінет і на електронну пошту, прив’язану до облікового запису.
Чи завжди суд показує трек-номер поштового відправлення?
Ні. Факт направлення може бути видно через супровідний лист або статус документа, але поштовий трек-номер у кабінеті відображається не завжди.
Куди платити судовий збір за повторну копію?
Оплата здійснюється на реквізити конкретного суду. Їх потрібно брати на офіційному порталі Судової влади України в розділі реквізитів для сплати судового збору, обравши потрібний суд.
