Фізична особа — підприємець може офіційно наймати людей, установлювати їм графік, виплачувати заробітну плату та контролювати виконання посадових обов’язків. Однак із моменту прийняття першого працівника ФОП стає роботодавцем і повинен дотримуватися не лише податкових, а й трудових правил. Усна домовленість, «пробний день» без документів або виплата зарплати без належного обліку можуть призвести до штрафів і трудових спорів. Правильне оформлення починається до фактичного допуску людини до роботи, а не в день першої виплати зарплати. Основними етапами є укладення договору, видання наказу, повідомлення ДПС, ведення кадрового обліку та сплата податків.
Наймати працівника потрібно тоді, коли підприємець контролює не лише результат, а й сам процес роботи. Якщо людина постійно працює продавцем, адміністратором, водієм, майстром чи менеджером за визначеним графіком, зазвичай ідеться про трудові відносини. Працівник отримує право на зарплату, відпустку, лікарняні та безпечні умови праці. ФОП отримує право організовувати роботу, ставити завдання та контролювати їх виконання в межах трудового договору. Саме тому заміна трудового договору цивільно-правовою угодою має бути обґрунтованою, а не формальною, повідомляє редакція Избирком.
Які ФОП можуть наймати працівників
Можливість використовувати найману працю залежить від системи оподаткування та групи єдиного податку. ФОП першої групи не може мати найманих працівників, тому перед оформленням людини йому доведеться перейти на іншу групу або загальну систему. Підприємець другої групи може одночасно мати не більше десяти працівників. Для третьої групи кількість людей у трудових відносинах не обмежена. Загальна система також не встановлює окремого ліміту за кількістю найманих осіб.
- Перша група: наймана праця не дозволена.
- Друга група: до 10 працівників одночасно.
- Третя група: кількість працівників не обмежена.
- Загальна система: спеціального ліміту немає.
Трудовий договір чи цивільно-правова угода
Трудовий договір використовують, коли людина виконує постійну трудову функцію, працює за графіком і підпорядковується організації роботи підприємця. Цивільно-правовий договір підходить для отримання конкретного результату, наприклад розроблення сайту, ремонту приміщення або проведення фотозйомки.
Виконавець за такою угодою сам організовує свою діяльність, не входить до штату та не підпорядковується трудовому розпорядку. Назва документа не має вирішального значення, якщо фактично людина щодня працює як штатний працівник. У разі спору оцінюватимуть реальний характер співпраці, а не лише текст договору.
«Трудовий договір регулює процес виконання роботи за певною спеціальністю, кваліфікацією чи посадою». — Державна служба України з питань праці.
Які документи потрібно підготувати
Для працевлаштування ФОП отримує від людини документ, що посвідчує особу, та реєстраційний номер облікової картки платника податків. Для окремих професій можуть знадобитися документи про освіту, стан здоров’я, право керування транспортом або інші підтвердження кваліфікації. Письмовий трудовий договір має визначати посаду, трудові обов’язки, дату початку роботи, оплату, режим роботи та час відпочинку.
Якщо встановлюється випробування, неповний робочий час, дистанційна робота або строковий характер відносин, ці умови потрібно зафіксувати документально. Вимагати документи, які не передбачені законодавством або не пов’язані з посадою, не слід.
Перед підписанням договору варто погодити:
- посаду та конкретні обов’язки працівника;
- розмір окладу, доплат і премій;
- дні роботи, години, перерви та вихідні;
- основне місце роботи чи сумісництво;
- строк договору та умови припинення;
- порядок роботи з майном і конфіденційною інформацією.
Як оформити працівника покроково
Спочатку ФОП і працівник підписують письмовий трудовий договір, оскільки для роботодавця-фізичної особи письмова форма є обов’язковою. Після цього підприємець видає наказ або розпорядження про прийняття на роботу, де зазначає посаду, оклад, дату початку та погоджений режим. Наступний крок — подання повідомлення до ДПС за місцем обліку ФОП як платника ЄСВ. Працівника можна допустити до виконання обов’язків тільки після оформлення договору, наказу та подання повідомлення. До початку роботи людину також ознайомлюють із правами, обов’язками, умовами праці й правилами безпеки.
«Працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору». — стаття 24 КЗпП України.
Для ФОП в Електронному кабінеті використовується форма F3001005, яку підписують кваліфікованим електронним підписом. Повідомлення потрібно надіслати до фактичного початку роботи, а не наприкінці першого робочого дня. Після відправлення необхідно дочекатися квитанції про прийняття документа та зберегти її разом із договором і наказом. Якщо у відомостях допущено помилку, спочатку подається скасовуюче повідомлення, а потім нове початкове. Наявність квитанції допомагає довести, що ФОП виконав свій обов’язок своєчасно.
Податки із зарплати у 2026 році
У 2026 році мінімальна заробітна плата становить 8647 грн на місяць, а мінімальний страховий внесок — 1902,34 грн. Із нарахованої зарплати ФОП утримує 18% податку на доходи фізичних осіб та 5% військового збору. ЄСВ у розмірі 22% роботодавець нараховує додатково за власний рахунок, а не віднімає із зарплати працівника. Для окремих категорій працівників можуть діяти спеціальні ставки, пільги або винятки. При зарплаті 10 000 грн стандартний розрахунок матиме такий вигляд.
| Показник | Сума |
|---|---|
| Нарахована зарплата | 10 000 грн |
| ПДФО — 18% | 1 800 грн |
| Військовий збір — 5% | 500 грн |
| Сума до виплати працівникові | 7 700 грн |
| ЄСВ — 22% за рахунок ФОП | 2 200 грн |
| Загальні витрати ФОП | 12 200 грн |
Заробітну плату потрібно виплачувати не рідше двох разів на місяць, а проміжок між виплатами не може перевищувати 16 календарних днів. Із 1 січня 2026 року ФОП подають об’єднаний Податковий розрахунок з ПДФО, військового збору та ЄСВ щокварталу. У документі дані все одно розбиваються за кожним місяцем відповідного кварталу. Граничний строк подання становить 40 календарних днів після завершення кварталу. Перехід на квартальне звітування не скасовує щомісячного нарахування зарплати, податків і внесків.
«ФОП-и та особи, які провадять незалежну діяльність, повинні подавати Податковий розрахунок щокварталу». — Державна податкова служба України.
Обов’язки ФОП після працевлаштування
Оформлення працівника не закінчується поданням повідомлення до ДПС. ФОП повинен вести облік робочого часу, нараховувати зарплату, оформлювати відпустки, лікарняні, відрядження та кадрові зміни. Працівникові потрібно забезпечити погоджений режим, безпечне робоче місце й своєчасну оплату. Зміну окладу, посади, графіка або формату роботи слід оформлювати документально. Під час звільнення необхідно видати наказ, провести остаточний розрахунок та відобразити припинення відносин у звітності.
Трудові договори, накази, повідомлення ДПС і квитанції краще зберігати в окремому паперовому або електронному архіві. Там само мають бути табелі, розрахункові відомості, заяви на відпустку й документи щодо лікарняних. Виплати бажано проводити з підприємницького рахунку із чітким призначенням платежу. Облік можна вести самостійно, але відповідальність за помилки залишається на роботодавцеві. За наявності кількох працівників кадровий і зарплатний супровід часто обходиться дешевше, ніж виправлення системних порушень.
Які помилки призводять до штрафів
Найбільший ризик виникає, коли людина вже працює, а договір, наказ або повідомлення оформлюються пізніше. Небезпечно також називати працівника стажером, волонтером чи підрядником, якщо він фактично виконує постійну роботу за графіком. У 2026 році загальна санкція за допуск без трудового договору становить 10 мінімальних зарплат, тобто 86 470 грн за кожну особу.
Для ФОП — платників єдиного податку першої–третьої груп за перше порушення передбачене попередження, але повторне порушення протягом двох років може коштувати 259 410 грн за працівника. Крім фінансових санкцій, можливі адміністративна відповідальність, податкові донарахування та вимоги самого працівника.
Найчастіші запитання
Чи може ФОП найняти працівника на неповний день?
Так, можна встановити неповний робочий день, тиждень або поєднати ці режими. Умови потрібно зазначити в договорі та наказі. Зарплата нараховується пропорційно відпрацьованому часу або виконаній нормі. Неповна зайнятість не позбавляє людину трудових прав. Правила мінімального ЄСВ залежать від того, чи є це місце роботи основним.
Чи дозволений пробний день без оформлення?
Ні, якщо під час «пробного дня» людина реально працює на користь підприємця. Випробувальний строк є частиною трудових відносин, а не періодом до них. Умову про випробування потрібно зазначити в наказі та договорі. Повідомлення ДПС подається до початку першого робочого дня. Безоплатне стажування не повинно приховувати звичайну працю.
Чи потрібно оформлювати родича?
Так, родинні зв’язки не скасовують вимог трудового законодавства. Якщо родич регулярно працює в бізнесі, виконує обов’язки й отримує оплату, з ним потрібно укласти трудовий договір. Для нього діють загальні правила щодо наказу, повідомлення, зарплати та податків. Неоформлена допомога може бути розцінена як незадекларована праця. Інший формат можливий, коли родич веде справді самостійну підприємницьку діяльність.
Чи може ФОП співпрацювати з іншим ФОП?
Так, підприємці можуть укладати між собою господарські договори. Проте виконавець повинен самостійно організовувати діяльність і відповідати за конкретний результат. Постійний графік, підпорядкування, робоче місце та щомісячна гарантована оплата можуть указувати на трудові відносини. Формальний статус ФОП не виключає ризику перекваліфікації договору. Реальний зміст співпраці повинен відповідати її документальному оформленню.
Чи може ФОП оформити працівника без бухгалтера?
Так, закон не зобов’язує наймати бухгалтера лише через появу працівника. Підприємець може самостійно готувати документи, нараховувати зарплату та подавати звітність. Для цього потрібні електронний підпис, доступ до Електронного кабінету та системний облік. ФОП особисто відповідає за строки, суми й правильність документів. За складного графіка, лікарняних або кількох працівників доцільно залучити кадрового чи бухгалтерського фахівця.
Соціальна підтримка — це не привілей, а закріплене законом право. Якщо ви опинилися в складній ситуації, варто перевірити, на що ви маєте право, і скористатися ним. Про те, як влаштована держава, що забезпечує ці гарантії, читайте також: Що таке банкрутство фізичної особи і коли воно можливе
